Le tecnologie digitali oggi offrono moltissime soluzioni per migliorare l'efficienza di un'impresa, ma introdurre una tecnologia in ufficio spesso non basta a digitalizzare un’impresa e a trasformare un ufficio in un vero e proprio “Ufficio 4.0”. Cosa si intende con questo termine? A che punto siamo con il processo di digitalizzazione in Italia? Su cosa è importante investire per agevolare la digitalizzazione nelle imprese?
Sono stati questi i temi affrontati all’interno del nostro intervento durante la tavola rotonda sul tema “Ufficio 4.0” organizzata da DiTeDi e Confartigianato Udine il 27 novembre 2020 all’interno dell’evento Udine3D Forum che quest’anno si è tenuto in diretta streaming su YouTube.
Dall’Industria 4.0 all’Ufficio 4.0
Il termine Ufficio 4.0 o Impresa 4.0 deriva dal concetto di Industria 4.0. Questo termine identifica la quarta rivoluzione industriale, ovvero la digitalizzazione dei processi nel mondo manifatturiero attraverso IoT, Cloud, Stampa 3D, Intelligenza Artificiale e altre tecnologie innovative.
In realtà il concetto di Industria 4.0 va ben oltre le tecnologie che possono essere utilizzate in ambiti produttivi e manifatturieri: l’impatto della digitalizzazione attraversa infatti tutta la supply chain, oltre a permettere la creazione di nuovi modelli di business.
“Se l’Industria 4.0 non è solo l’adozione di soluzioni tecnologiche in fabbrica ma porta a un cambiamento organizzativo, a un nuovo paradigma che ha un impatto sui processi, allo stesso modo il termine Ufficio 4.0 o Impresa 4.0 non riguarda solo l’introduzione di nuove tecnologie in azienda ma una vera e propria digitalizzazione e ottimizzazione dei processi, che apre le porte del proprio ufficio verso gli altri reparti aziendali e verso l’esterno, creando un flusso informativo integrato.” ha commentato Veronica Peressotti, Marketing Manager di Spider 4 Web durante l’evento.
La digitalizzazione in Italia e l’impatto del lockdown
Per inquadrare meglio il tema in un contesto un po’ più ampio, si è partiti dall’analisi di alcuni dati relativi alla digitalizzazione in Italia. Da quanto emerge dal report DESI (Digital Economy & Society Index) 2020, nel 2019 l’Italia era fanalino di coda europeo per quanto riguarda la digitalizzazione, al 25° posto su 28. Grazie alla preparazione per il 5G, l’Italia era in buona posizione per quanto riguarda la connettività, anche se molte zone non sono ancora coperte in modo adeguato, ma era all’ultimo posto per quanto riguarda il capitale umano e le competenze digitali. Le imprese italiane nel 2019 avevano poi dei grandi ritardi nell’uso di strumenti in Cloud, Big Data e nell'adozione del commercio elettronico (Fonte: Report DESI, 2020).
L’ultimo anno ha però stravolto la nostra quotidianità: il lockdown ha avuto un’incredibile spinta acceleratrice per quanto riguarda l’utilizzo delle nuove tecnologie, con impatti sia sulla vita quotidiana sia sul mondo del lavoro.
“I dati a livello globale ci dicono che abbiamo ottenuto in poche settimane un risultato che altrimenti avremmo ottenuto in decenni - spiega Veronica Peressotti – La piattaforma Zoom ha moltiplicato di 20 volte i suoi utenti in soli tre mesi, mentre in sole 8 settimane il commercio online ha avuto una crescita che in una situazione pre-Covid avrebbe avuto in 10 anni”.
A livello europeo, infatti, l’uso e lo sviluppo di e-commerce ha avuto un incremento del 30% nel mese di aprile 2020 rispetto allo stesso mese del 2019 (Fonte: OECD, 2020). In Italia è aumentata la richiesta di beni online anche in settori che prima erano prevalentemente in presenza, tipo quello alimentare o della ristorazione, con un incremento del 300%, o dell’informazione e intrattenimento online, che ha visto un incremento del +96% (Fonte: Casaleggio Associati).
Il futuro della digitalizzazione delle imprese
Dalle soluzioni Web e Cloud alle App mobile, la tecnologia per aiutare le imprese quindi esiste già da tempo: serve però un processo di innovazione per quanto riguarda l’approccio delle persone e l’organizzazione dei processi. Adesso che le tecnologie ci svincolano dalla necessità di lavorare in un luogo preciso, e che l’ufficio diventa virtuale, diffuso, e quindi potenzialmente dispersivo, i processi devono essere più che mai efficienti e ingegnerizzati.
In futuro, inoltre, sarà fondamentale investire nello sviluppo delle competenze digitali: sarà importante lavorare con le istituzioni, a scuola e in ambito accademico per aumentare le competenze di tutti i lavoratori. Si dovranno creare inoltre nei nuovi processi che sfruttino tutte le potenzialità del digitale.
Bisognerà prestare però particolare attenzione alla sicurezza di reti e strumenti condivisi in Cloud, soprattutto per quanto riguarda l’Home Working: ecco perché non bastano le strutture, ma servono le competenze per poterle utilizzare al meglio e senza rischi.
Durante l’evento è emerso come probabilmente le aziende abbiano compreso durante questo ultimo anno come il digitale possa essere un aiuto fondamentale, e che difficilmente, anche dopo la fine dell’emergenza, torneranno esattamente come prima.
“La situazione attuale ha accelerato tutti i processi, dalla messa online dei servizi, all’utilizzo delle video call per gli eventi: quello che succederà poi accelererà ancora di più tutti i processi, sia nel privato che sul lavoro” ha commentato Francesco Contin di DiTeDi.
“Posso avere la tecnologia ma se non la so usare mi espongo a dei rischi, devo avere delle persone che mi supportino in questo” ha aggiunto Luca Nardone di Confartigianato Udine. “Se restiamo con le competenze ferme siamo finiti, non abbiamo la capacità di seguire bene l’evoluzione e nemmeno di utilizzare bene le capacità che la tecnologia ci offre. Non possiamo pensare che sia qualcun altro a formarci e a darci le competenze che ci servono: in questo momento ci sono centinaia di contenuti online, quindi soluzioni, idee, spunti e formazione se si vuole, si trovano".
La speranza è che in futuro si pensi sempre di più non solo all’acquisizione di nuovi strumenti, ma soprattutto a capire, grazie alla competenze che verranno acquisite, come utilizzarli al meglio e come organizzare i processi in modo da lavorare in modo fluido, efficiente e sinergico.
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