Dalla carta a un sistema digitale per gestire iscrizioni, workshop e accessi

Xtreme Days gestiva in modo manuale e cartaceo iscrizioni, modulistica e accessi ai workshop.

Con la crescita del festival, questo approccio rendeva sempre più complesso mantenere controllo, velocità e qualità dell’esperienza per partecipanti e staff.

Il brand Xtreme Days aveva inoltre l’esigenza di comunicare ai propri target gli aspetti caratterizzanti del Festival su diversi canali, dal sito web ai social, e di strutturare i contenuti del sito in modo da coinvolgere e rispondere alle diverse esigenze informative di un pubblico eterogeneo, rendendo l’esperienza utente fluida e coerente.

Il progetto non si è limitato alla realizzazione di un nuovo sito, ma ha portato alla costruzione di un sistema digitale pensato per semplificare e coordinare tutte le attività legate al festival con contenuti e processi pensati per semplificare l’esperienza del proprio pubblico di riferimento.

in sintesi

Attività: Il più grande festival italiano di sport estremi in ambiente urbano

Sede: Sacile (PN)

Sito web: www.xtremedays.com

Obiettivi

Eliminare la gestione cartacea dei moduli workshop

Digitalizzare e automatizzare il processo di iscrizione agli eventi, migliorando il controllo agli accessi

Comunicare in modo differenziante il Festival sul sito e sui diversi canali digitali

Soluzione proposta:

un sistema digitale integrato per gestire vendite, iscrizioni e operatività dell’evento

Piattaforma digitale per vendite e iscrizioni

Abbiamo progettato e sviluppato una piattaforma su Shopify per centralizzare vendite, iscrizioni e gestione degli eventi. L’obiettivo era rendere l’accesso alle attività semplice e immediato per i partecipanti, permettendo l’acquisto di workshop ed experience online da qualsiasi dispositivo, e allo stesso tempo ridurre il carico operativo per lo staff. La piattaforma rappresenta oggi il punto di ingresso unico per tutte le attività del festival, integrandosi con gli altri strumenti e strutturando un flusso digitale continuo. La struttura dei contenuti del sito e delle varie pagine è stata inoltre studiata per comunicare in modo coerente il brand Xtreme Days e per rispondere alle esigenze informative dei diversi target del Festival, rendendo l’accesso alle informazioni più fluido.

Digitalizzazione della modulistica

Prima del nostro intervento, i moduli necessari per partecipare ai workshop venivano compilati fisicamente durante l’evento, con un’elevata gestione operativa e un archivio cartaceo difficile da controllare. Abbiamo integrato Jotform all’interno del flusso di acquisto: al completamento dell’ordine, l’utente riceve automaticamente il link per la compilazione digitale. Una volta completato, il sistema genera il PDF firmato e lo invia direttamente agli organizzatori, trasformando un processo manuale in un archivio digitale ordinato, accessibile e sempre aggiornato.

Controllo accessi e partecipanti in tempo reale

Per supportare lo staff durante il festival, abbiamo sviluppato un sistema di controllo che permette di verificare in tempo reale lo stato di ogni partecipante: acquisto completato e modulistica compilata. Durante l’evento, eventuali mancanze vengono gestite direttamente sul campo tramite QR code, che rimandano ai form digitali e permettono di completare il processo in pochi passaggi. Il risultato è un controllo continuo e centralizzato, anche nelle fasi più operative del festival.

Strategia di comunicazione e promozione

Propedeutica allo sviluppo della piattaforma, è stata un’analisi del posizionamento del brand Xtreme Days e dei diversi target di riferimento del festival che ha permesso di delineare gli elementi differenzianti per la comunicazione del brand e di costruire una struttura di contenuti per il sito coerente con le esigenze informative e di coinvolgimento del pubblico di riferimento.

Parallelamente allo sviluppo della piattaforma, inoltre, abbiamo affiancato Xtreme Days nella definizione della strategia di contenuto sui diversi canali digitali: una roadmap editoriale pensata per costruire attesa, coinvolgere il pubblico in diretta e valorizzare i momenti salienti del festival con l’obiettivo di aumentare visibilità, partecipazione e coinvolgimento.

Abbiamo infine strutturato, assieme al team di Xtreme Days, una strategia di advertising su Meta utile ad attirare l’attenzione dei diversi target di riferimento, fare conoscere il Festival anche fuori dal territorio locale e incentivare le iscrizioni online sul nuovo sito web.